Politique de confidentialité

1.  À propos de la Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité de FitNest a pour but d’exposer, de façon claire et transparente, la nature des données personnelles que nous collectons, ainsi que d’expliquer leur traitement. Elle s’applique aux personnes suivantes :

  • Tous les clients actuels et les prospects actifs de FitNest.

  • Toute personne impliquée dans une quelconque transaction avec FitNest, que ce soit en son nom propre ou en tant que représentant d’une entité juridique (par exemple un responsable d’entreprise, représentant légal, personnel opérationnel, etc.).

 

Les « données personnelles » se rapportent à toutes les informations à votre sujet ou qu’il est possible de relier à vous. Par « traitement », nous désignons tous les usages des données en question, tels que la collecte, l’enregistrement, le stockage, l’utilisation, la consultation, la modification, la divulgation, le transfert ou la suppression.

Vous partagez vos données personnelles avec nous en :

  • Devenant client ;

  • Vous inscrivant à nos services (en ligne) ;

  • Remplissant un formulaire (en ligne) ;

  • Signant un contrat ;

  • Utilisant nos produits et services ; ou en

  • Nous contactant via l’un de nos canaux. 

2.  Quel type de données traitons-nous à votre sujet ?​

Les données personnelles que nous traitons comprennent :

  • Les données d’identification : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse e-mail et adresse IP de votre ordinateur ou appareil mobile, adresse domicile, numéro de téléphone.

  • Les données de transaction : le numéro de carte de crédit, le lieu, date et heure des transactions.

  • Les données sociodémographiques : âge, sexe, langue. 

  • Les données sur votre comportement et préférences en ligne, adresse IP de votre appareil mobile ou ordinateur, pages visitées sur le site FitNest, type d’appareil, d’OS et browser utilisé.

  • Les données concernant vos besoins et centres d’intérêt dont vous nous faites part, par exemple en répondant à un sondage en ligne qui ne serait pas anonyme.

 

Données sensibles
Nous ne traitons aucune donnée sensible relative à l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale.

3.  Que faisons-nous de vos données personnelles ? ​

Vos données personnelles sont utilisées uniquement sur base d’un des fondements légaux suivants :

  • Pour conclure et exécuter un contrat avec vous ; 

  • Pour nous conformer à nos obligations légales ; 

  • Pour servir nos intérêts légitimes. Un tel traitement des données peut être nécessaire pour maintenir de bonnes relations commerciales avec nos clients et d’autres personnes concernées. Il est aussi possible que nous procédions au traitement de vos données personnelles afin de prévenir et combattre la fraude et pour préserver la sécurité de vos transactions et des opérations effectuées par FitNest ; 

  • Lorsque vous avez donné votre consentement. Dans ce cas, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. 

  • Nous pouvons traiter vos données personnelles aux fins suivantes :

  • Gestion du dossier client. Par exemple, si vous souhaitez devenir l’un de nos clients ou utilisateur de nos services, la loi peut nous obliger à collecter une partie de vos données personnelles (telles qu’une copie de votre carte d’identité ou permis de conduire ou d’autres pièces justificatives) afin de pouvoir exécuter le service qui nous a été commandé. De plus, nous avons également besoin de votre adresse ou d’un numéro de téléphone afin de vous contacter.

  • La fourniture des produits et services. Nous utilisons notamment les données qui vous concernent pour déterminer si vous êtes éligible à l’utilisation de certains produits et services.

  • La gestion de la relation client. Il est possible que nous vous demandions votre avis sur nos produits et services dans le but de les améliorer. Il est également possible que nous utilisions les notes relatives à nos conversations en ligne, au téléphone ou en personne, dans le but de vous offrir des produits et services personnalisés.

  • Marketing personnalisé fondé sur le profilage. En fonction de votre profil et des services que vous utilisez, vous pouvez recevoir des propositions de produits ou services basés sur votre situation particulière ou encore des offres personnalisées. Vous pouvez à tout moment choisir de cesser de recevoir ces offres personnalisées.

  • Amélioration et développement de nos produits et services. L’analyse de l’utilisation que vous faites de nos produits et services nous aide à mieux vous comprendre et nous présente des pistes d’amélioration. Par exemple,

    • Nous utilisons des données transactionnelles afin de mieux comprendre l’utilisation de nos services en vue de les améliorer.

    • Nous analysons les résultats de nos activités marketing dans le but d’évaluer leur efficacité et la pertinence de nos campagnes. 

  • Prévention et détection des fraudes, sécurité des données. Nous avons le devoir de protéger vos données personnelles et d’empêcher, de détecter et de gérer les pertes de données éventuelles.

  • Rapports internes et externes. Nous procédons au traitement de vos données dans le cadre de nos opérations pour la prise de décisions relatives à nos activités et services. Dans ce cas, les données sont anonymisées.

4.  À qui transmettons-nous vos données ? Pour quelles raisons ?​

Dans le but d’assurer le meilleur service possible et de rester compétitif, nous transmettons certaines données au sein et hors de FitNest.

Prestataires de services : quand nous faisons appel à des prestataires, nous leur transmettons uniquement les données personnelles nécessaires pour mener à bien leur mission au bénéfice de FitNest. Des prestataires de services nous assistent dans des activités telles que :

  • Conception et maintenance d’outils et d’applications sur internet ;

  • Activités et évènements marketing, gestion de la communication avec les clients ;

  • Préparation de rapports et statistiques, impression de documents et conception de produits ;

  • Placement de publicités sur les applications, sites internet et réseaux sociaux.

​​

5.  Vos droits et leur respect ​

Nous respectons vos droits individuels de déterminer comment vos données personnelles sont utilisées. Concrètement, vos droits sont les suivants : 

Droit d’accès à l’information. Vous bénéficiez d’un droit de regard sur les données personnelles que FitNest traite à votre sujet.

Droit de rectification. Si vos données personnelles sont inexactes, vous êtes en droit de nous demander de les rectifier. Si nous les avons transmises à un tiers et que ces données sont ensuite rectifiées, nous lui ferons part de leur rectification.

Droit de s’opposer au traitement. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles par FitNest pour ses intérêts légitimes propres (par exemple, marketing). Nous prendrons en compte votre opposition et déterminerons si le traitement peut être justifié par des motifs légitimes et impérieux. A défaut, nous mettrons un terme au traitement.

Vous pouvez également vous opposer à l’envoi de nos messages commerciaux (par courriel, courrier ou téléphone) ou à l’utilisation de vos données à des fins statistiques.

Vous ne pouvez cependant pas vous opposer au traitement de vos données personnelles :

  • Lorsqu’un tel traitement est légalement requis ;

  • Si celui-ci est nécessaire à l’exécution d’un contrat passé avec vous ;

 

Droit de ne pas être soumis à des décisions automatisées. Vous avez le droit de ne pas être soumis à des décisions fondées sur un traitement automatisé utilisant vos données personnelles et vous affectant juridiquement ou de manière significative. Dans pareil cas, vous pouvez demander l’intervention d’une personne pour la prise de décision.

Certaines de nos décisions sont fondées sur des systèmes automatisés quand vous nous avez donné votre consentement explicite ou, dans les cas où ces décisions sont nécessaires pour conclure ou exécuter un contrat avec vous. Dans ces deux cas, vous pouvez uniquement demander une intervention humaine pour contester la décision qui en résulte. Vous ne pourrez cependant pas vous opposer ni contester les décisions automatisées si celles-ci ont été prises pour des raisons légales ou contractuelles. 

 

Droit de limiter le traitement. Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles pendant la période nécessaire à FitNest pour ses vérifications si :

  • Vous estimez que les informations sont inexactes ou que nous les traitons de façon illicite ; 

  • Vous vous êtes opposés au traitement de vos données pour nos intérêts légitimes.

Vous disposez du même droit si vous souhaitez que nous conservions vos données pour une période plus longue que nécessaire afin que vous puissiez exercer vos droits en justice. 

Droit à la portabilité des données 

Vous avez le droit de nous demander le transfert de certaines données personnelles. Ce droit s’applique aux données personnelles que nous traitons par des procédés électroniques, soit avec votre consentement, soit sur la base d’un contrat passé avec vous. Lorsque cela est techniquement possible, nous assurerons le transfert de vos données personnelles.

Droit à l’oubli. Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles, sauf exceptions légales, si : 

  • Nous n’en avons plus besoin au regard des finalités initiales ; 

  • Vous retirez votre consentement à ce que nous les traitions ; 

  • Vous vous opposez à ce que nous traitions vos données pour nos intérêts légitimes (sauf motif légitime impérieux de FitNest) ou pour vous envoyer des messages commerciaux ;

  • FitNest traite vos données personnelles de façon illicite ; 

  • Une loi de l’Union Européenne ou un État membre de l’Union Européenne exige que FitNest efface vos données personnelles. 

 

Droit de réclamation. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réaction à vos préoccupations, vous avez le droit de nous adresser une réclamation. Si notre réponse à celle-ci ne vous convient pas, vous pouvez saisir le Délégué à la protection des données (aussi appelé, Data Protection Officer) de FitNest, à contacter via dp@FitNest.be. Vous êtes également libre de contacter l’Autorité luxembourgeoise de protection des données. 

 

Exercer vos droits. Si vous souhaitez exercer vos droits, vous avez la possibilité d’accéder à vos données, de demander de modifier ou de modifier vous-même certaines de vos données personnelles en vous connectant à votre session sur notre portail client. 
Vous pouvez également exercer vos droits en nous contactant (voir section 10).
Nous ferons notre possible pour répondre à votre demande dans les plus brefs délais. 
Dans certains cas, le délai de réponse peut être d’un mois. Si nous avons besoin de plus de temps pour accéder à votre demande, nous vous informerons de la raison de ce délai supplémentaire.
Pour des motifs légaux et/ou contractuels, il est possible que nous refusions d’accéder à votre demande.

6.  Votre devoir de fournir les données​

Pour remplir nos obligations règlementaires et contractuelles nous devons disposer de certaines informations vous concernant. Sans elles, il est possible que nous ne soyons pas en mesure d'exécuter certains services.

7.  Comment protégeons-nous vos données personnelles ?​

Dans le but d’assurer la sécurité de vos données, nous mettons en œuvre pour l’ensemble de nos activités des politiques et standards internes minimaux. Ceux-ci sont régulièrement mis à jour de façon à ce qu’ils tiennent compte des dernières réglementations et évolutions du marché. Concrètement, et conformément à la loi, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires (politiques et procédures, sécurité informatique, etc.) pour garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles et des processus de traitement.

En outre, les employés de FitNest sont soumis à une obligation de confidentialité et, sauf exceptions, ne sont pas autorisés à divulguer vos données personnelles.

8.  Que faire pour nous aider à protéger vos données ?​

Bien que nous fassions le maximum pour sécuriser vos données, nous vous conseillons d’envisager les mesures suivantes afin de sécuriser vos données de votre côté :

  • Installez un logiciel antivirus, un anti-logiciel espion (antispyware) et un pare-feu. Gardez ces logiciels à jour. 

  • Ne laissez pas votre équipement et vos moyens d’accès (par ex. carte bancaire) sans surveillance. 

  • Déconnectez-vous des applications en ligne lorsque vous ne les utilisez pas. 

  • Gardez vos mots de passe strictement confidentiels et utilisez des mots de passe complexes (évitez les combinaisons de lettres et de chiffres faciles à deviner). 

  • Restez vigilant sur Internet et apprenez à repérer les activités suspectes, comme les changements d’adresse des sites ou les e-mails d’hameçonnage vous demandant des renseignements personnels. 

9.  Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?​

Nous sommes autorisés à conserver vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire aux fins qui ont motivé leur collecte. Après cette durée, nous envisageons différentes solutions, telles que l’archivage.

Lors de l’évaluation de la durée de conservation de vos données personnelles, nous devons également prendre en compte les exigences en matière de conservation qui peuvent être stipulées dans d’autres lois en vigueur. Nous pourrions également conserver vos données personnelles à titre de preuve juridique dans le cas d’un litige, mais nous ne les utiliserons pas activement.
De ce fait, les périodes de conservation ne sont pas universelles et peuvent varier selon les circonstances.

10.  Nous contacter​

Pour en savoir plus sur les politiques de FitNest en matière de données et sur notre utilisation des données personnelles, contactez-nous en premier lieu via un courriel à info@FitNest.lu.

 

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse apportée à votre plainte par nos services ou si vous souhaitez recevoir davantage d’informations au sujet de cette Déclaration de Confidentialité, vous pouvez soumettre une demande écrite au Délégué à la protection des données / Data Protection Officer de FitNest par courriel à dp@FitNest.lu 

 

Lorsque vous nous contactez, nous devons bien entendu procéder à votre identification afin de pouvoir donner suite à votre demande.

11.  Champ d’application de la Déclaration de confidentialité

Le présent document constitue la Déclaration de confidentialité de FitNest agissant en qualité de responsable de traitement (Data Controller).

FitNest - 61 Avenue Pasteur, L2311 Luxembourg

Internet: www.FitNest.lu. Editeur responsable :  Alain Devresse.

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Déclaration de confidentialité pour rester en conformité avec les évolutions de la loi et/ou pour refléter le traitement des données personnelles effectué par FitNest. Cette version a été créée en août 2021 et entre en vigueur en septembre 2021. La version la plus récente est disponible sur FitNest.lu.